На основании п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно ст. 313 НК РФ налоговый учет ведется на основе данных первичных учетных документов.
С 01.01.2013 согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) организации используют самостоятельно утвержденные формы первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (раздел "Формы первичных учетных документов" Информации Минфина России N ПЗ-10/2012).

Например, в Письме от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407 финансисты указали, что к таким документам относится транспортная накладная по форме согласно Приложению N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденными Постановлением Правительства РФ N 272 (далее - Правила), обосновав это следующим.

Так, согласно п. 2 ст. 785 Гражданского кодекса РФ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением и выдачей отправителю груза транспортной накладной. В силу п. 20 ст. 2, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав) транспортная накладная является перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза.

На основании ч. 2 ст. 8 Устава форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются Правилами. Форма транспортной накладной содержится в Приложении N 4 к Правилам.
Таким образом, оформление ТН по установленной форме необходимо налогоплательщику для подтверждения факта заключения договора перевозки груза.

Аналогичное мнение о необходимости применения транспортной накладной по форме, указанной Приложении N 4 к Правилам, при заключении договора перевозки высказано Минфином России в Письме от 28.01.2013 N 03-03-06/1/36.

В то же время ранее контролирующие органы допускали в целях подтверждения расходов на перевозку грузов автомобильным транспортом применять один из документов: либо транспортную накладную (ТН) по форме согласно Приложению N 4 к Правилам, либо товарно-транспортную накладную (ТТН) по форме N 1-Т, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (Письма Минфина России от 22.12.2011 N 03-03-10/123, ФНС России от 16.07.2012 N ЕД-4-3/11630, от 21.03.2012 N ЕД-4-3/4681@, УФНС России по г. Москве от 26.09.2012 N 16-15/091083@, от 02.07.2012 N 16-15/057963@, от 30.03.2012 N 16-03/027876@).
Однако в разъяснениях, выпущенных, начиная с 2013 г., по вопросу о возможности применения ТТН вместо ТН Минфин России не высказался в поддержку такого мнения (Письма от 30.04.2013 N 03-03-06/1/15213, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14014, от 20.07.2015 N 03-03-06/1/41407).

Таким образом, для подтверждения налогоплательщиком при исчислении налога на прибыль расходов на доставку товаров автомобильным транспортом необходимым и достаточным первичным документом является ТН по форме согласно Приложению N 4 к Правилам. Иные документы, ТТН, заявка Перевозчику и копия путевого листа и т.д., могут оформляться в дополнение к ТН. При этом их отсутствие не влечет возникновения налоговых рисков у организации.

Вместе с тем необходимо учитывать, что если условиями договора поставки или перевозки стороны в обязательном порядке должны составлять  какие-либо из перечисленных в запросе документов (либо предоставлять копии таких документов), то при их отсутствии возможна вероятность предъявления претензий со стороны контролирующих органов.

В заключение отметим, что в целях подтверждения факта передачи товара продавцом (грузоотправителем) покупателю (грузополучателю) используется накладная, форма которой разработана налогоплательщиком самостоятельно, содержащая обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Полагаем, что для этих целей может служить также и товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, или ТТН.

Реквизиты товарной накладной указываются в ТН по форме согласно Приложению N 4 к Правилам (п. 4) в качестве товарно-сопроводительного документа на перевозимый груз (Письмо Минтранса России от 30.09.2011 N СА-19/11175).